İhale hazırlık aşamasında, firmaların en sık karşılaştığı sorunlardan biri sanırım 2009 Kamu İhale Genel Tebliği ile tüm ihaleler için zorunlu hale getirilen fiyat analizleri konusundur.
Benim de geçen aylarda sıkça başımı ağrıtan bu durum için kendi değerlendirmelerimi sizlerle paylaşmak istedim.
Aşağıda sadeleştirdiğim bir özet metin ve bu özet ışığında çıkardığım sonuçları bulabilirsiniz; ancak piyasada - özellikle kamu kurumları arasında - farklı yorumlamalar da görülebilmektedir. Bunun en basit örneği Oska Yaklaşık Maliyet, Hakediş ve Kesin Hesap Programı'nın fiyat analizi gerektirmeyen birim fiyatlar yerine, kullanılan tüm birim fiyatları Madde 38.3'te verilen formatta hazırlayarak sunmasıydı (^1). Bu bile, programın tamamen tebliğe uygun olarak hazırlandığını düşünen ve daha detaylı incelemeye gerek duymayan insanları yanlış yönlendirebilecek bir durumdur. Bunun gibi ufak yorum farkları önemli ihalelerde sıkıntı çıkartabileceği için kesinlik arzetmeyen konuları detaylıca araştırmanızı ve elinizdeki ihale dökümanına uygun hareket etmenizi tavsiye ederim.
ÖZET
MADDE 38 : Aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde ve sözleşmenin uygulanması aşamasında kullanılmak üzere tekliflerin ekinde analizlerin istenilmesi
38.1.
a) Teklif birim fiyatlı işlerde; malzeme ve işçilik gibi girdi cinslerinin belirtilip, analiz girdileri ile miktarlarının ve tutarlarının belirtilmediği,
b) Anahtar teslimi götürü bedel işlerde; malzeme ve işçilik gibi girdi cinslerinin belirtilip, analiz girdileri ile miktarlarının ve tutarlarının belirtilmediği, analiz formatının (Ek-Y.2) düzenlenerek ihaleye girecek firmalara verilmesi gerekmektedir.
38.2. İdare birden fazla analiz formatı düzenleyebilir; ancak ihale dokümanında hangi iş için hangi formatın kullanılacağını belirtmek zorundadır.
38.3. Kamu kurumlarının birim fiyatları kullanıldığında; hangi kurumun birim fiyatının kullanıldığı ve birim fiyat poz numaraları bir liste halinde belirtilirse analiz düzenlenmesi zorunlu değildir. Aynı şekilde, kamu kurumlarının, “kar ve genel gider içermeyen birim fiyatları” üzerine yayımlanmış birim fiyatı geçmeyecek şekilde, kendi belirledikleri “kar ve genel gideri” ekleyen firmaların da, hangi kuruluşun karsız birim fiyatını kullandıkları ve kendi kar ve genel gider tutarlarını liste şeklinde sunmaları halinde, söz konusu işler için analiz düzenlemeleri zorunlu değildir.
Örneğin; bir firmanın, 200 dozlu demirsiz beton için Bayındırlık ve İskan Bakanlığının 16.002 poz numaralı birim fiyatını (101,34 TL), 250 dozlu demirsiz beton için ise, 16.003 poz numaralı birim fiyatının (107,50 TL), kar ve genel gider hariç tutarına, (107,5 / 1,25=86,00 TL) kendi belirlediği % 18 kar ve genel gideri ekleyerek 101,48 TL (86,00 x 1,18) teklif etmesi ve teklif ettiği söz konusu birim fiyatları aşağıdaki örnek listedeki gibi belirtmesi durumunda; bu iki iş kalemi için de analiz düzenlemesi zorunlu değildir. Ancak aynı örneğe göre 250 dozlu demirsiz beton için 86,00 TL’nin altında veya 107,50 TL’nin üzerinde teklif verilmesi durumunda söz konusu iş kalemi için idarece istenen formata uygun analizin sunulması gereklidir.
Not : Kamu kurum ve kuruluşlarının birim fiyatları kullanılsa bile yukarıdaki listedeki gibi belirtilmeyen iş kalemleri için analiz sunulması zorunludur.
38.4. İnşaat işleri dışında yer alan sıhhi tesisat, kalorifer tesisatı, müşterek tesisat, havalandırma, brülör, asansör, elektrik tesisatı vb. işler için malzeme ve montaj bedelini gösterecek şekilde analiz sunulması yeterli kabul edilecektir.
38.5. Teklifler incelenirken, analizlerin sunulup sunulmadığına ve sunulmuş ise kaç adet analiz sayfası sunulduğuna bakılarak, zarf açma ve belge kontrol tutanağının analizlerle ilgili hücresine işlenecektir.
38.6. Tekliflerin değerlendirilme aşamasında, teklif edilen birim fiyatların her biri için analiz sunulup sunulmadığı kontrol edilir. Analiz sunmayan ya da eksik sunanlar değerlendirme dışı bırakılır. Ancak bu aşamada analizlerin içeriğiyle ilgili ayrıntılı inceleme yapılmaz.
38.7. Aşırı düşük teklif sorgulamasında analizler ayrıntılı olarak incelenir. Burada, analizlerin ihale formatına, birim fiyat tariflerine, yapım şartları ve teknik şartnameye uygunluğu kontrol edilir. Analiz girdilerindeki miktar ve fiyatların çarpımı teklif birim fiyatlarla veya teklif fiyatlarla uyuşmayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Aşırı düşük sınır değerin altında kalanların analizlerinde çarpım ve toplamlarda aritmetik hata bulunursa, analiz girdilerine ait fiyatlar esas alınarak, aritmetik hatalar ihale komisyonu tarafından re’sen düzeltilir. Bu şekilde düzeltilmiş analiz fiyatı, teklif fiyatı ile uyumlu olmayanlar değerlendirme dışı bırakılır
38.8. İdarece istenmesi durumunda firmaların, analiz bileşenlerine dayanak teşkil eden proforma faturaları, teklif alma yazılarını, yardımcı ve/veya alt analizleri ve benzer bütün bilgi ve belgeleri sunmaları gerekir.
38.9. Analizler ile yardımcı ve/veya alt analizlerde Bayındırlık ve İskan Bakanlığı rayiçlerini poz numaraları belirterek kullanan ve söz konusu rayiçleri poz numaraları da belirterek liste halinde sunanların bu rayiçlerle ilgili proforma fatura, teklif alma yazısı vb. belgeleri sunmalarına gerek yoktur.
38.10. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından yayımlanan birim fiyatları kullananların, söz konusu birim fiyatları oluşturan girdilerin rayiçlerine ilişkin, proforma fatura, teklif alma yazısı ve buna benzer belgeleri sunmalarına gerek bulunmamaktadır.
38.11. Pazarlık usulü ile ihale edilen işlerde; analizler ilk fiyat teklifleri kapsamında sunulacak olup, sunulan analizlerin son yazılı fiyat teklifleri kapsamında ne şekilde revize edileceği veya değerlendirileceği idari şartnamenin “diğer hususlar” bölümünde idarelerce belirtilecektir.
SONUÇLAR:
- İdare, ihale türüne göre kullanılacak analiz formatlarını hazırlayıp, ihale dokümanıyla birlikte firmalara vermek ve hangi iş türü için hangi formatın kullanılacağını belirtmek zorundadır.
- Firmalar değiştirmeden kullandıkları birim fiyatlar için analiz vermek zorunda değiller; ancak bu birim fiyatlarını poz numaraları ve kurumlarını da belirtilerek listelemek zorundadırlar. Listelenmeyen bir birim fiyat için (değiştirilmemiş dahi olsa) analiz verilmesi gerekir.
- Firmalar, kurumların kar ve genel gider içermeyen birim fiyatlarına kendi kar ve genel gider oranlarını ekleyebilirler. Bu durumda da analiz vermeye gerek yoktur ancak listede belirtilmesi zorunludur.
- Mekanik ve elektrik gibi inşaat işleri dışındaki işler için analizde yalnızca malzeme ve montaj bedellerinin gösterilmesi yeterlidir.
- Bütün iş kalemleri için analiz verilmesi zorunludur. Teklifle beraber verilmeyen ya da eksik verilen analiz olursa teklif değerlendirme dışı tutulur.
- Özel pozlarda kullanılan rayiçler herhangi bir değişikliğe uğramadan Bayındırlıktan alınırsa proforma fatura veya herhangi bir belgeye gerek yoktur. Ancak rayiçlerin poz numaraları da belirtilerek liste halinde sunulması gerekmektedir.
- A = Bayındırlık Karlı Birim Fiyatı
B = Bayındırlık Karsız Birim Fiyatı
X = Karlı Teklif Fiyatı
Y = Karsız Teklif Fiyatı
B=Y ve X≤A olduğu durumlarda analiz vermeye gerek yoktur; ancak bunun dışındaki tüm haller için analiz verilmesi gerekmektedir.
- Özel pozlarda kullanılan rayiçler herhangi bir değişikliğe uğramadan Bayındırlık'tan alınırsa proforma fatura veya herhangi bir belgeye gerek yoktur; ancak rayiçlerin poz numaraları da belirtilerek liste halinde sunulması gerekmektedir.
- Analiz bileşenlerine dayanak teşkil eden tüm proforma faturalar, teklif alma yazıları ve diğer belgeler, analiz gerektiren tüm durumlar için hazırlanmalıdır.
DEĞERLENDİRME:
Teklif dokümanında yer alan tüm iş kalemlerinin yazılı dokümanlara dayanılarak fiyatlandırılması gerekmektedir. Kullanılan birim fiyatları oluşturan bileşenler (rayiçler), burada kilit konumda bulunmaktadırlar. Bayındırlık ve İskan Bakanlığı, “kar ve genel gider içermeyen” birim fiyatları esas aldığı için, bunun dışındaki her türlü değişikliğin ihale dokümanında idareye sunulmasını istemektedir. Bu nedenle poz numarasını aynı bırakıp rayiçlerin oranıyla oynamak bile o pozun aslını değiştirmek anlamına gelmektedir ve analizinin idareye sunulması gerekmektedir (B=Y durumuna da uymuyor).
Ferdi Kestek
İnşaat Mühendisi
Ek-Y.2 Örnek analiz formatı
1 İş kalemi/iş grubunun yapım şartlarına göre, girdi cinsleri idarece belirlenerek analiz formatına yazılacak, ancak girdi cinsleri kapsamındaki girdiler ayrı ayrı belirtilmeyecektir..
2 İş kalemi/grubunun yapım şartlarına göre varsa; nakliyeler, inşaat yerindeki yükleme, boşaltma, yatay ve düşey taşımalar, zamlar vb.
ORJİNAL METİN:
“Madde 38-Aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde ve sözleşmenin uygulanması aşamasında kullanılmak üzere tekliflerin ekinde analizlerin istenilmesi
38.1. Uygulama Yönetmeliğinin “İstenecek belgeler” başlıklı 30 uncu maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendi hükmü uyarınca,
a) Teklif birim fiyatlı işlerde; teklif edilecek birim fiyatlara ilişkin olarak idare tarafından, tanımladığı her bir iş kaleminin yapım şartlarına, tarif ve içeriğine göre analizde yer almasını istediği “malzeme, işçilik, makine ve diğerleri (varsa; nakliyeler, inşaat yerindeki yükleme, boşaltma, yatay ve düşey taşımalar, zamlar vb.)” sadece girdi cinslerinin belirlendiği, analiz girdileri ile miktarlarının ve tutarlarının belirtilmediği,
b) Anahtar teslimi götürü bedel işlerde; idare tarafından teklif bedelini oluşturacak iş kalemleri ve/veya iş gruplarının yapım şartlarına bağlı kalınarak, her iş kalemi/iş grubunun içeriğine göre analizde yer almasını istediği “malzeme, işçilik, makine ve diğerleri (varsa; nakliyeler, inşaat yerindeki yükleme, boşaltma, yatay ve düşey taşımalar, zamlar vb.)” sadece girdi cinslerinin belirlendiği, analiz girdileri ile miktarlarının ve tutarlarının belirtilmediği,
(Ek-Y.2)’de yer alan örneğe uygun analiz formatının düzenlenerek ihale dokümanı kapsamında isteklilere verilmesi gerekmektedir.
38.2. İdare tarafından bütün iş kalemleri/iş grupları için tek bir analiz formatı düzenlenebileceği gibi, iş kalemleri/iş gruplarının yapım şartlarına göre birden fazla analiz formatı da düzenlenebilir. Ancak bu durumda, idare ihale dokümanında hangi analiz formatının hangi iş kalemleri/iş grupları için kullanılacağını belirtmek zorundadır.
38.3. İsteklilerin iş kalemleri/iş grupları için kamu kurum ve kuruluşlarınca belirlenerek yayımlanmış birim fiyatları teklif etmeleri ve söz konusu iş kalemleri/grupları için; hangi kamu kurum ve kuruluşunun birim fiyatını kullandıklarını, birim fiyat poz numarasını da yazmak suretiyle liste halinde belirterek teklifleri kapsamında sunmaları durumunda, analiz düzenlemeleri zorunlu değildir. Bu kapsamda; isteklilerin, kamu kurum ve kuruluşlarınca belirlenmiş “kar ve genel gider içermeyen birim fiyatların” üzerine, kendi belirledikleri “kar ve genel gideri” ilave ederek, yayımlanmış birim fiyatın üzerinde olmamak kaydıyla, birim fiyatlarını oluşturmaları durumunda da; hangi kamu kurum ve kuruluşunun “kar ve genel gider hariç birim fiyatını” kullandıklarını ve kendi belirledikleri “kar ve genel gider” tutarını yazmak suretiyle liste halinde belirterek teklifleri kapsamında sunmaları halinde, söz konusu iş kalemleri/iş grupları için analiz düzenlemeleri zorunlu değildir.
Örneğin; isteklinin, “basınç dayanımı C 8/10 (200 dozlu) olan demirsiz beton” iş kalemi için Bayındırlık ve İskan Bakanlığının 16.002 poz numaralı birim fiyatını (2009 B.F: 101,34 TL) teklif etmesi, “basınç dayanımı C 12/15 (250 dozlu) olan demirsiz beton” iş kalemi için ise, Bayındırlık ve İskan Bakanlığının 16.003 poz numaralı birim fiyatının (2009 B.F: 107,50 TL), kar ve genel gider hariç tutarına, (107,5/1,25=86,00 TL) kendi belirlediği % 18 kar ve genel gider karşılığı eklemek suretiyle 101,48 TL (86,00 x 1,18) teklif etmesi ve teklif ettiği söz konusu birim fiyatları aşağıdaki örnek listede gösterildiği şekilde belirtmesi durumunda; bu iki iş kalemi için analiz düzenlemesi zorunlu değildir. Ancak aynı örneğe göre, basınç dayanımı C 12/15 (250 dozlu) olan demirsiz beton iş kalemi için 86,00 TL’nin altında veya 107,50 TL’nin üzerinde teklif verilmesi durumunda söz konusu iş kalemi için idarece istenen formata uygun analizin sunulması gereklidir.
İş kalemleri/grupları için, kamu kurum ve kuruluşlarınca belirlenerek yayımlanmış birim fiyatlar teklif edilmekle birlikte, yukarıda belirtildiği şekliyle listede belirtilmemesi durumunda, söz konusu iş kalemleri/grupları için analiz sunulması zorunludur.
38.4. İsteklilerin, inşaat iş kalemleri/iş grupları dışında yer alan sıhhi tesisat, kalorifer tesisatı, müşterek tesisat, havalandırma, brülör, asansör, elektrik tesisatı vb. iş kalemleri/iş grupları için bu iş kalemi/iş gruplarına ait malzeme ve montaj bedelini gösterecek şekilde analiz sunmaları yeterli kabul edilecektir.
38.5. 4734 sayılı Kanunun 36 ncı maddesi uyarınca tekliflerin incelenmesinde; isteklilerin analizleri sunup sunmadıkları kontrol edilerek zarf açma ve belge kontrol tutanağının analizlere ilişkin hücresinde, analizlerin sunulup sunulmadığı, sunulmuş ise kaç adet analiz sayfası sunulduğu belirtilir.
38.6. 4734 sayılı Kanunun 37 nci maddesi uyarınca tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında isteklilerin iş kalemleri/grupları için teklif ettikleri birim fiyatların her biri için analiz sunup sunmadıkları kontrol edilir. Analizleri sunmayan ya da eksik sunan istekliler değerlendirme dışı bırakılır. Bu aşamada sunulan analizlerin içeriğine ilişkin ayrıntılı inceleme yapılmaz.
38.7. Teklifi aşırı düşük bulunarak sorgulamaya tabi tutulan ve teklifine ilişkin açıklamada bulunan isteklilerin analizleri ayrıntılı olarak incelenecek olup; sunduğu analizler, ihale dokümanı kapsamındaki analiz formatına, birim fiyat tariflerine, idarece tanımlanan yapım şartlarına veya teknik şartnameye uygun olmayan, analiz girdilerindeki miktarlar ile fiyatların çarpımı sonucunda bulunan tutarları teklif birim fiyatlarla veya teklif fiyatlarla uyumlu olmayan isteklilere ait teklifler değerlendirme dışı bırakılacaktır. Aşırı düşük sınır değerin altında kalan isteklilerin analizleri üzerinde yapılan ayrıntılı incelemede; çarpım ve toplamlarda aritmetik hata bulunması durumunda, analiz girdilerine ait fiyatlar esas alınarak, aritmetik hatalar ihale komisyonu tarafından re’sen düzeltilir. Bu şekilde düzeltilmiş analiz fiyatı, teklif fiyatı ile uyumlu olmayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır.
38.8. İsteklilerin 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamada; (45.1.6) maddesinde belirtildiği üzere, analiz bileşenlerine dayanak teşkil eden proforma faturaları, teklif alma yazıları, idarece istenmesi durumunda yardımcı ve/veya alt analizler ve buna benzer bütün bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.
38.9. Analizler ile yardımcı ve/veya alt analizlerde, Bayındırlık ve İskan Bakanlığı tarafından belirlenerek yayımlanmış rayiçleri kullanan ve söz konusu rayiçleri poz numaraları da belirterek liste halinde sunan isteklilerin, söz konusu rayiçlere ilişkin olarak (45.1.6) maddesinde belirtildiği şekilde, proforma fatura, teklif alma yazısı ve buna benzer belgeleri sunmalarına gerek bulunmamaktadır.
38.10. (38.3) maddesinde belirtilen şekilde kamu kurum ve kuruluşları tarafından yayımlanan birim fiyatları teklif eden isteklilerin, söz konusu birim fiyatları oluşturan girdilerin rayiçlerine ilişkin olarak (45.1.6) maddesinde belirtildiği şekilde, proforma fatura, teklif alma yazısı ve buna benzer belgeleri sunmalarına gerek bulunmamaktadır.
38.11. 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesine göre pazarlık usulü ile ihale edilen işlerde; analizler ilk fiyat teklifleri kapsamında sunulacak olup, sunulan analizlerin son yazılı fiyat teklifleri kapsamında ne şekilde revize edileceği veya değerlendirileceği idari şartnamenin “diğer hususlar” bölümünde idarelerce belirtilecektir. “
Hazırlayan: ModernMimari.com
